Términos y condiciones de servicio

Chekdor · Sistema de control de asistencia, cálculo de nómina y exportación contable

1. Partes y objeto

Los presentes Términos y Condiciones de Servicio (los “Términos”) regulan el acceso y uso de la plataforma Chekdor (el “Servicio”), un sistema en línea para el registro de asistencia laboral mediante tecnología NFC, el cálculo de nómina conforme a la Ley Federal del Trabajo y la generación de archivos de exportación contable.

El Servicio es operado por Chekdor (el “Proveedor”), con Registro Federal de Contribuyentes ● y domicilio en ●.

El “Cliente” es la persona física o moral que crea una cuenta y contrata el Servicio para administrar la asistencia y la nómina de sus propios trabajadores. Quien acepta estos Términos en nombre de una empresa declara contar con facultades suficientes para obligarla.

El Proveedor y el Cliente se denominarán conjuntamente las “Partes”. Los presentes Términos, junto con el Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos Personales que el Cliente suscriba, forman el acuerdo completo entre las Partes respecto del Servicio.

2. Aceptación

La aceptación de estos Términos ocurre cuando el Cliente realiza cualquiera de los siguientes actos:

1. Se registra y crea una cuenta en el Servicio.
2. Marca la casilla de aceptación al momento del registro.
3. Utiliza el Servicio de forma continuada después de que el Proveedor le haya notificado una actualización de estos Términos.

Si el Cliente no está de acuerdo con estos Términos, no debe registrarse ni utilizar el Servicio. El uso continuado después de una actualización implica su aceptación.

La aceptación tiene efectos de firma electrónica conforme a los artículos 89 a 114 del Código de Comercio y al artículo 1803 del Código Civil Federal. El Proveedor conserva el registro de la aceptación, con la fecha, la hora, la dirección IP y el agente de usuario del dispositivo.

3. Capacidad y representación

El Cliente declara ser mayor de edad y contar con capacidad legal para obligarse. Cuando el registro lo realice una persona en representación de una empresa, declara tener facultades suficientes para aceptar estos Términos en su nombre y para obligarla a pagar las contraprestaciones que correspondan.

El Cliente que se registre como despacho contable o asesor y administre cuentas de varios clientes finales declara contar con la autorización de cada uno de ellos para cargar y tratar su información en el Servicio. El Proveedor no verifica esa autorización y queda relevado de responsabilidad por su ausencia.

4. Descripción del Servicio

El Servicio incluye, según el plan contratado, las siguientes funciones:

• Registro de asistencia por NFC: el trabajador acerca su tarjeta o su teléfono a un tag NFC o a un dispositivo configurado como punto de marcaje.
• Cálculo de jornadas conforme a la LFT: tope de jornada diaria, reparto semanal del tiempo extraordinario al doble y al triple, y prima dominical.
• Cálculo de nómina: percepciones, deducciones, exenciones, retención de ISR con subsidio al empleo, cuotas obrero-patronales del IMSS, aportaciones al SAR e INFONAVIT.
• Exportación contable: archivos de nómina y pólizas contables para su importación en sistemas de contabilidad, y reportes de asistencia y jornadas.
• Módulos de cumplimiento: gestión del aviso de privacidad y de los consentimientos, atención de solicitudes de derechos ARCO, y valuación de factores de riesgo psicosocial de la NOM-035.
• Soporte técnico por los canales indicados en la sección 13.

El detalle de cada plan y las funciones que incluye se publican en la página de precios del sitio.

5. Lo que el Servicio NO hace

Para evitar cualquier expectativa equivocada, el Cliente reconoce y acepta que el Servicio no realiza lo siguiente:

1. No timbra CFDI de nómina ni de ningún otro tipo. El Servicio calcula y genera los archivos, pero el timbrado ante el Servicio de Administración Tributaria requiere un Proveedor Autorizado de Certificación, que el Cliente debe contratar por su cuenta.
2. No presenta declaraciones ni paga contribuciones. El entero de ISR, de cuotas del IMSS, de aportaciones al SAR y al INFONAVIT es responsabilidad exclusiva del Cliente.
3. No sustituye la asesoría contable, fiscal ni jurídica. El Proveedor no actúa como contador público, asesor fiscal ni abogado del Cliente.
4. No se integra por API con sistemas de contabilidad de terceros. La entrega de información se realiza mediante archivos que el Cliente descarga e importa en sus propios sistemas.
5. No verifica la veracidad de los datos que el Cliente captura. El Proveedor valida formatos, pero no la exactitud de la información.
6. No realiza la valuación oficial de factores de riesgo psicosocial. El instrumento y los umbrales que utiliza el módulo correspondiente son orientativos y no son el texto oficial de la Guía de Referencia I de la NOM-035.

6. Periodo de prueba

El Proveedor ofrece un periodo de prueba gratuito de catorce (14) días naturales contados a partir de la creación de la cuenta. Durante ese periodo el Cliente puede usar las funciones del plan que seleccione, sin necesidad de proporcionar datos de pago.

Al concluir el periodo de prueba, si el Cliente no contrata un plan de pago, el Proveedor podrá suspender el acceso o degradar la cuenta a las funciones gratuitas que, en su caso, ofrezca. El Proveedor no elimina la información al terminar la prueba sin antes notificarlo, para permitir su descarga.

El periodo de prueba es uno por Cliente. El Proveedor podrá negarlo o suspenderlo cuando detecte registros sucesivos de una misma persona o empresa con el fin de extenderlo indefinidamente.

7. Precios y planes

Los planes vigentes y sus precios publicados son:

Los precios se expresan en pesos mexicanos y no incluyen el Impuesto al Valor Agregado, que se sumará en su caso conforme a la legislación aplicable. Los precios pueden actualizarse conforme a la sección 15.

8. Facturación, pagos y mora

Esta sección se activará cuando el Proveedor habilite el cobro y se lo comunique al Cliente por los medios de la sección 16. A partir de ese momento aplicará lo siguiente:

1. La contratación de un plan de pago se formaliza por un periodo inicial de doce (12) meses, que se prorroga automáticamente por periodos iguales salvo aviso en contrario de cualquiera de las Partes con treinta (30) días naturales de anticipación.
2. El cobro es mensual y anticipado y se realiza mediante el medio de pago registrado por el Cliente.
3. El Proveedor emitirá el comprobante fiscal digital que corresponda por cada cobro. El Cliente es responsable de proporcionar correctamente sus datos fiscales y de revisar el comprobante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.
4. La falta de pago faculta al Proveedor a suspender el acceso al Servicio sin responsabilidad y sin necesidad de declaración judicial, previo aviso por correo electrónico con cinco (5) días hábiles de anticipación.
5. Si el Cliente no paga dentro de los treinta (30) días naturales siguientes a la suspensión, el Proveedor podrá dar por terminado el contrato y proceder conforme a la sección 14.
6. El Cliente no podrá retener ni compensar pago alguno por reclamaciones que no hayan sido reconocidas por escrito por el Proveedor.
7. Los importes no pagados podrán generar un interés moratorio del 1.5 % mensual sobre el saldo vencido, desde la fecha de vencimiento hasta su pago.

El Cliente que contrató un plan anual y da por terminado el contrato antes de su vencimiento no tiene derecho a la devolución de las mensualidades ya pagadas, salvo lo previsto en la sección 14 respecto de incumplimientos imputables al Proveedor.

9. Cuentas, usuarios y seguridad

1. La cuenta pertenece al Cliente. El Proveedor entrega credenciales a las personas que el Cliente designe, con los roles que este determine.
2. El Cliente es responsable de la custodia de las credenciales de sus usuarios y de todos los actos realizados con ellas. Las credenciales son personales e intransferibles.
3. El Cliente se obliga a notificar de inmediato al Proveedor cualquier uso no autorizado de una cuenta o cualquier sospecha de compromiso de credenciales, a través de soporte@chekdor.com.mx.
4. El Cliente administra a sus usuarios: puede crear, modificar y desactivar perfiles, y debe hacerlo cuando una persona deja de prestar servicios para él.
5. El Proveedor podrá suspender una cuenta cuando detecte un uso que infrinja estos Términos, un riesgo de seguridad, o cuando lo requiera una autoridad competente, notificándolo al Cliente tan pronto como sea posible.

10. Obligaciones del Cliente

El Cliente se obliga a:

1. Tratar los datos personales de sus trabajadores conforme a la LFPDPPP, incluyendo la puesta a disposición del aviso de privacidad y la obtención de los consentimientos que correspondan. El Cliente es el responsable de los datos personales que carga en el Servicio; el Proveedor actúa como encargado.
2. Suscribir con el Proveedor el Contrato de Encargo de Tratamiento antes de cargar datos personales de trabajadores en el Servicio.
3. Verificar los resultados del cálculo de nómina y los archivos de exportación antes de timbrarlos, entregarlos a su contador o enterar contribuciones.
4. Proporcionar información veraz y mantenerla actualizada, en especial los datos de identificación de sus trabajadores y los parámetros fiscales que configure.
5. Utilizar el Servicio conforme a la sección 11 y a la legislación aplicable.
6. Contar con las autorizaciones necesarias cuando administre cuentas de terceros, conforme a la sección 3.

11. Uso aceptable y prohibiciones

El Cliente y sus usuarios se obligan a no:

1. Registrar marcajes de asistencia por una persona distinta del titular de la tarjeta o del dispositivo, o manipular el registro de jornada de cualquier forma. El registro de asistencia debe reflejar la realidad; su alteración puede constituir una violación a la Ley Federal del Trabajo y, en su caso, un delito.
2. Compartir credenciales entre personas, o usar la cuenta para dar servicio a terceros no autorizados. Un despacho solo puede administrar las cuentas de sus propios clientes.
3. Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar obtener el código fuente del Servicio, salvo en la medida en que la ley lo permita de forma irrenunciable.
4. Acceder a datos de otro cliente, o intentar vulnerar las medidas de seguridad, los controles de acceso o los mecanismos de aislamiento del Servicio.
5. Realizar pruebas de penetración, escaneos de vulnerabilidades o pruebas de carga sobre el Servicio sin autorización previa por escrito del Proveedor.
6. Insertar en el Servicio datos personales sensibles distintos de los previstos en su Anexo A, en particular datos de salud no contemplados, información genética, creencias religiosas, opiniones políticas, preferencia sexual o datos de niñas, niños y adolescentes.
7. Cargar contenido ilícito o que infrinja derechos de terceros.
8. Utilizar el Servicio para enviar comunicaciones no solicitadas o para actividades de mercadotecnia dirigidas a terceros.
9. Revender, sublicenciar o poner el Servicio a disposición de terceros como si fuera propio, salvo autorización expresa por escrito.
10. Automatizar el acceso al Servicio mediante robots, recolectores o mecanismos distintos de la interfaz, salvo las integraciones autorizadas.

El incumplimiento de esta sección faculta al Proveedor a suspender o terminar el acceso de forma inmediata, sin reembolso y sin responsabilidad, además de las acciones legales que procedan. La fabricación de registros de asistencia es la causa más grave de suspensión, porque afecta derechos de terceros que no son parte de estos Términos.

12. Datos, propiedad y protección de datos personales

1. Los datos son del Cliente. La información que el Cliente carga en el Servicio —incluyendo los datos personales de sus trabajadores, los marcajes, las jornadas y los recibos de nómina— es y sigue siendo de su propiedad. El Proveedor no adquiere ningún derecho sobre ella.
2. El Proveedor trata esos datos únicamente como encargado y conforme a las instrucciones del Cliente, en los términos del Contrato de Encargo de Tratamiento y del aviso de privacidad publicado en /privacidad-encargado.
3. El Proveedor no utiliza los datos del Cliente para finalidades propias, publicidad, prospección comercial, elaboración de perfiles comerciales ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial, y no los vende ni los cede a terceros.
4. El Cliente puede exportar sus datos en cualquier momento mediante las funciones de descarga del Servicio (reportes en CSV y archivos de nómina y pólizas).
5. Al término del contrato, el Proveedor conserva los datos disponibles para descarga durante treinta (30) días naturales y después los suprime, salvo aquellos que deba conservar por mandato legal. El detalle está en el Contrato de Encargo de Tratamiento.
6. El Proveedor podrá generar estadísticas agregadas y disociadas —sin que sea posible identificar al Cliente ni a ninguna persona— para fines de mejora del Servicio y de comunicación de métricas. Estas estadísticas no constituyen datos personales.

13. Disponibilidad, soporte y mantenimiento

1. El Proveedor realiza sus mejores esfuerzos para mantener el Servicio disponible de forma continua. El Servicio se presta “como está” y “según disponibilidad”, sin garantía de ausencia de interrupciones o errores.
2. El Proveedor no garantiza un porcentaje de disponibilidad ni ofrece un Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA) con penalizaciones. Si el Cliente requiere un compromiso de disponibilidad, deberá pactarlo por escrito y podrá estar sujeto a un costo adicional.
3. El Proveedor podrá realizar mantenimientos programados y suspender temporalmente el Servicio, procurando notificarlo con antelación y realizarlo fuera de los horarios de mayor uso.
4. El Proveedor podrá realizar mantenimientos de emergencia sin aviso previo cuando sea necesario para preservar la seguridad o la integridad de los datos.
5. El Servicio depende de proveedores de infraestructura de cómputo en la nube indicados en el Contrato de Encargo de Tratamiento. El Proveedor no responde por las interrupciones atribuibles a ellos, aunque hará sus mejores esfuerzos por mitigarlas.
6. El soporte se presta por correo electrónico en soporte@chekdor.com.mx, en días hábiles y en horario laboral del centro de México. El Proveedor no se compromete a un tiempo de respuesta máximo, salvo lo que se pacte por escrito en un plan específico.
7. El Proveedor podrá modificar, añadir o retirar funciones del Servicio. Si la modificación afecta de forma sustancial una función contratada, lo notificará al Cliente con al menos treinta (30) días naturales de anticipación y el Cliente podrá dar por terminado el contrato sin penalidad conforme a la sección 14.

14. Vigencia, terminación y efectos

1. Estos Términos están vigentes desde la fecha de aceptación y mientras el Cliente utilice el Servicio.
2. El Cliente puede dar por terminado el contrato en cualquier momento, sin expresión de causa y sin penalidad, mediante aviso por escrito con treinta (30) días naturales de anticipación a la dirección de la sección 16. Si mantiene un plan de pago, la terminación surte efectos al concluir el periodo mensual en curso.
3. El Proveedor puede dar por terminado el contrato: (i) por incumplimiento del Cliente, con aviso y un plazo de diez (10) días hábiles para subsanarlo; (ii) de forma inmediata, en caso de infracción a la sección 11; y (iii) sin causa, con aviso de sesenta (60) días naturales.
4. El Proveedor puede terminar el contrato de forma inmediata si el Cliente deja de pagar conforme a la sección 8, si el Cliente cae en un procedimiento de insolvencia, o si el Proveedor decide descontinuar el Servicio, en cuyo caso lo notificará con noventa (90) días naturales de anticipación y mantendrá el Servicio en operación durante ese plazo.
5. Al término del contrato, por cualquier causa: (i) el Proveedor deshabilitará el acceso al Servicio; (ii) los datos permanecerán disponibles para descarga durante treinta (30) días naturales; y (iii) transcurrido ese plazo, serán suprimidos conforme al Contrato de Encargo de Tratamiento.
6. Si el Proveedor termina el contrato sin causa o descontinúa el Servicio, reembolsará al Cliente la parte proporcional de las mensualidades pagadas por adelantado y no devengadas, dentro de los treinta (30) días naturales siguientes.
7. Subsistirán a la terminación las obligaciones de confidencialidad, de protección de datos personales, de propiedad intelectual y de responsabilidad que por su naturaleza deban sobrevivir.

15. Modificaciones a los Términos

El Proveedor podrá modificar estos Términos por cambios en el Servicio, en la legislación aplicable o en sus prácticas comerciales. Las modificaciones se notificarán por correo electrónico a la dirección registrada por el Cliente y se publicarán en esta misma dirección con su fecha de actualización, con al menos quince (15) días naturales de anticipación a su entrada en vigor.

Si el Cliente no está de acuerdo con la modificación, podrá dar por terminado el contrato sin penalidad dentro de ese plazo, conforme a la sección 14. El uso del Servicio después de la entrada en vigor implica la aceptación de los Términos modificados.

El Proveedor no modificará estos Términos para ampliar las finalidades del tratamiento de datos personales sin la autorización del Cliente, conforme al Contrato de Encargo de Tratamiento.

16. Notificaciones

Las notificaciones entre las Partes se realizarán por correo electrónico a las siguientes direcciones:

El Cliente es responsable de mantener actualizado su correo electrónico de contacto. Las notificaciones enviadas a la dirección registrada surten plenos efectos desde el día hábil siguiente a su envío.

17. Propiedad intelectual

1. El Servicio, su código fuente, su diseño, su documentación, sus marcas y sus nombres comerciales son propiedad del Proveedor o de sus licenciantes. El Cliente no adquiere ningún derecho sobre ellos, salvo la licencia de uso limitada, revocable e intransferible necesaria para utilizar el Servicio en los términos de estos Términos.
2. El Proveedor otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, no transferible y no sublicenciable, limitada a la duración del contrato y al número de empleados y usuarios del plan contratado.
3. El Cliente no adquiere derecho alguno sobre los archivos de exportación en cuanto a su formato: puede usarlos libremente con sus datos, pero no puede comercializar los formatos ni las plantillas de exportación como producto propio.
4. El Cliente autoriza al Proveedor a mencionar su nombre y su logotipo como cliente en materiales de referencia, solo con su autorización previa por escrito en cada caso.

18. Garantías y limitación de responsabilidad

1. Garantía limitada. El Proveedor garantiza que el Servicio funciona sustancialmente conforme a su documentación. Si el Servicio presenta un defecto que impida su uso conforme a lo descrito, el Proveedor lo corregirá sin costo. Si no logra corregirlo en un plazo razonable, el Cliente podrá dar por terminado el contrato y recibir el reembolso proporcional de lo no devengado. Esta es la única garantía y sustituye a cualquier otra, expresa o implícita.
2. Exclusión de garantías. El Proveedor no garantiza: (i) que el Servicio opere sin interrupciones o errores; (ii) que los resultados del cálculo de nómina sean aceptados por el IMSS, el SAT, el INFONAVIT o cualquier autoridad; (iii) que el Servicio sea compatible con versiones específicas de sistemas de contabilidad de terceros; ni (iv) que la importación de los archivos en dichos sistemas sea exitosa sin ajustes, ya que los formatos de importación varían entre versiones y configuraciones.
3. Límite de responsabilidad. La responsabilidad total acumulada del Proveedor derivada de estos Términos o del uso del Servicio no excederá del importe de las contraprestaciones efectivamente pagadas por el Cliente durante los doce (12) meses anteriores al hecho que la origine. Mientras el Servicio se preste de forma gratuita, ese límite será de cero pesos.
4. Exclusión de daños indirectos. El Proveedor no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidad, daño a la reputación, sanciones administrativas, multas, recargos, actualizaciones, honorarios de terceros, ni por ningún daño indirecto, especial, incidental o consecuencial, aun cuando hubiera sido advertido de su posibilidad.
5. Excepciones al límite. Las limitaciones de esta sección no aplican en caso de dolo o mala fe del Proveedor, ni respecto de la obligación de confidencialidad, ni de la indemnización por infracción a derechos de propiedad intelectual de terceros.
6. Responsabilidad del Cliente. El Cliente responderá por los daños que cause al Proveedor o a terceros por el incumplimiento de estos Términos, por la falta de veracidad de los datos que cargue, por el uso indebido del Servicio y por el tratamiento que realice de los datos personales como responsable de ellos. El Cliente saca en paz y a salvo al Proveedor frente a cualquier reclamación de sus trabajadores o de terceros derivada de esos hechos.
7. Indemnización por terceros. Si un tercero reclama al Proveedor por el uso que el Cliente dé al Servicio o por los datos que cargue en él, el Cliente asumirá la defensa y cubrirá los gastos, costas y condenas que resulten.
8. Fuerza mayor. Ninguna de las Partes responde por incumplimientos derivados de caso fortuito o fuerza mayor, incluyendo fallas generalizadas de internet, ataques informáticos de gran escala, actos de autoridad, sismos o interrupciones de los proveedores de infraestructura.

19. Confidencialidad

Las Partes se obligan a mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso con motivo del Servicio, y a no usarla para fines distintos del cumplimiento de estos Términos. Esta obligación subsiste por cinco (5) años después de la terminación del contrato, y de forma indefinida respecto de los datos personales.

No es información confidencial la que: (i) sea de dominio público sin culpa de la parte receptora; (ii) ya obrare en su poder lícitamente antes de recibirla; (iii) sea revelada por mandato de autoridad competente, en cuyo caso se notificará a la otra parte; o (iv) sea desarrollada de forma independiente sin usar la información revelada.

20. Cesión

El Cliente no podrá ceder estos Términos ni los derechos que de ellos deriven sin la autorización previa y por escrito del Proveedor.

El Proveedor podrá ceder los derechos y obligaciones derivados de estos Términos a cualquier sociedad que forme parte de su grupo empresarial o a un tercero que adquiera la totalidad o una parte sustancial de su negocio, siempre que: (i) lo notifique al Cliente con al menos treinta (30) días naturales de anticipación; (ii) el cesionario asuma por escrito todas las obligaciones del Proveedor; y (iii) cuando la cesión afecte datos personales, se formalice conforme al Contrato de Encargo de Tratamiento, para que la cadena de encargados no se rompa.

21. Prevalencia y acuerdo completo

En caso de contradicción entre documentos, prevalecerán en el siguiente orden:

1. El Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos Personales, respecto de todo lo relativo al tratamiento de datos personales, las medidas de seguridad, las vulneraciones y los derechos ARCO.
2. El contrato de prestación de servicios o la orden de compra que las Partes firmen, respecto de los términos comerciales específicos.
3. Estos Términos y Condiciones de Servicio.
4. La documentación técnica y las guías publicadas por el Proveedor.

Estos Términos, junto con los documentos anteriores, constituyen el acuerdo completo entre las Partes respecto del Servicio y sustituyen cualquier entendimiento, propuesta o comunicación previa, verbal o escrita. Si alguna cláusula resultara inválida o inexigible, las demás conservarán su validez y la cláusula afectada se interpretará de la forma que mejor refleje la intención de las Partes.

22. Legislación aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Serán aplicables, en lo conducente, el Código de Comercio, el Código Civil Federal, la Ley Federal de Protección al Consumidor cuando el Cliente tenga el carácter de consumidor, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y la Ley Federal del Trabajo, esta última respecto de las obligaciones que corresponden al Cliente como patrón.

Para la interpretación y cumplimiento de estos Términos, las Partes se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes de ●, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de sus domicilios presentes o futuros.

Las Partes intentarán resolver de buena fe cualquier controversia mediante negociación directa dentro de los treinta (30) días naturales siguientes a la notificación escrita de la controversia, antes de acudir a cualquier instancia.

Para dudas sobre protección de datos personales, escribe aprivacidad@chekdor.com.mx. El tratamiento de datos personales se rige además por el Contrato de Encargo de Tratamiento que Chekdor suscribe con cada cliente.